Was versteht man unter Datenschutzmanagement?
Datenschutzmanagement ist eine Methode, um die gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen des Datenschutzes systematisch zu planen, zu organisieren, zu steuern und zu kontrollieren. Datenschutzmanagement oder kurz DSM legt in Unternehmen und KMUs fest, wie mit personenbezogenen Daten umzugehen ist. Ein Datenschutzmanagement stellt einen internen Leitfaden dar, der sich nach der DSGVO richtet und hilft, den unternehmensinternen Datenschutz zu regeln, zu planen, zu steuern, umzusetzen und zu kontrollieren.
Wie setzt man ein Datenschutzmanagement um?
Um ein Datenschutzmanagement umzusetzen, empfiehlt sich ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS), das einen Standard etabliert, der allen Mitarbeitern sowohl als Orientierung als auch als klare Richtlinie gilt. Ein DSMS kann nach den Maßstäben internationaler Managementstandards aufgesetzt werden und sollte folgende Schritte beinhalten:
- Definition und Festlegung der Strukturen, Rollen und Verantwortlichkeiten im Datenschutz
Zum Beispiel: Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten, Schulung der Mitarbeiter im Datenschutz - Organisation der Datenschutz-Dokumentation nach Good-Practice-Beispielen
Zum Beispiel: Erstellung von Datenschutzerklärungen, Verträgen zur Auftragsverarbeitung, Löschkonzepten - Erstellung eines Anforderungskatalogs, der gesetzliche Anforderungen und wesentliche Anforderungen der Informationssicherheit vereint
Zum Beispiel: Umsetzung der Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 5 DSGVO), Einholung von Einwilligungen (Art. 6 DSGVO), Gewährleistung der Rechte der Betroffenen (Art. 12–23 DSGVO), Umsetzung von technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 DSGVO) - Aufbau eines kontinuierlichen Managementkreislaufs nach dem PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act)
Zum Beispiel: Planung von Zielen und Maßnahmen zur Verbesserung des Datenschutzes, Umsetzung der Maßnahmen in ausgewählten Bereichen oder im gesamten Unternehmen, Überprüfung der Wirksamkeit und des Erfolgs der Maßnahmen anhand von Kennzahlen und Feedbacks, Anpassung oder Optimierung der Maßnahmen bei Bedarf - Integration des DSMS in ein bestehendes Qualitätsmanagementsystem oder Informationssicherheits-Managementsystem
Zum Beispiel: Nutzung von bestehenden Prozessen, Dokumenten und Ressourcen für den Datenschutz, Abstimmung von Zielen und Maßnahmen zwischen den verschiedenen Managementsystemen, Vermeidung von Redundanzen oder Widersprüchen - Durchführung von regelmäßigen Audits und Zertifizierungen durch akkreditierte Anbieter
Zum Beispiel: Beauftragung einer externen Prüfstelle zur Überprüfung des DSMS nach anerkannten Standards oder Normen, Erhalt eines Zertifikats oder Gütesiegels als Nachweis für den Datenschutz
Ein DSMS soll die korrekte und sichere Verarbeitung personenbezogener Daten gewährleisten, die rechtlich und technisch sowie organisatorisch sichergestellt werden soll. So kann im Falle einer Kontrolle durch die Behörden oder aufsichtsbehördliche (Bußgeld-)Verfahren der unternehmensinterne Datenschutz konkret nachgewiesen werden und die Kontrolle oder das drohende Bußgeld abgeschwächt oder verhindert werden (Art. 83 Abs. 2 DSGVO).
Was sind die Vorteile von einem DSMS?
Ein DSMS bietet mehrere Vorteile für Unternehmen und KMUs, die personenbezogenen Daten verarbeiten. Einige davon sind:
- Ein DSMS erhöht das Vertrauen der Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner in den Datenschutz des Unternehmens.
Zum Beispiel: Durch eine transparente Kommunikation des DSMS und seiner Ziele, durch eine professionelle Behandlung von Anfragen oder Beschwerden zum Datenschutz, durch eine glaubwürdige Darstellung des Datenschutzniveaus durch Zertifikate oder Gütesiegel - Ein DSMS reduziert das Risiko von Datenpannen, Rechtsverstößen und Bußgeldern durch eine systematische Überwachung und Verbesserung der Datenschutzprozesse.
Zum Beispiel: Durch eine regelmäßige Analyse von Schwachstellen und Risiken im Datenschutz, durch eine schnelle Reaktion auf Vorfälle oder Änderungen im Rechtsrahmen, durch eine kontinuierliche Anpassung der Maßnahmen an die aktuellen Anforderungen - Ein DSMS fördert die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Datenschutzes durch eine klare Dokumentation und Kommunikation der Maßnahmen und Verantwortlichkeiten.
Zum Beispiel: Durch eine eindeutige Zuordnung von Rollen und Aufgaben im Datenschutz, durch eine lückenlose Erfassung aller Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten, durch eine regelmäßige Berichterstattung über den Stand des DSMS - Ein DSMS unterstützt die Einhaltung der DSGVO und anderer relevanter Gesetze und Normen durch eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Anforderungen.
Zum Beispiel: Durch eine systematische Erfassung aller geltenden Rechtsgrundlagen für den Datenschutz, durch eine laufende Beobachtung von Entwicklungen oder Änderungen im Rechtsrahmen, durch eine rechtzeitige Umsetzung von erforderlichen Maßnahmen zur Rechtskonformität - Ein DSMS steigert die Effizienz und Qualität des Unternehmens durch eine Optimierung der Ressourcen und Abläufe im Bereich des Datenschutzes.
Zum Beispiel: Durch eine Vereinfachung oder Automatisierung von Prozessen im Datenschutz, durch eine Vermeidung von Doppelarbeiten oder Inkonsistenzen zwischen verschiedenen Managementsystemen, durch eine Erhöhung der Kundenzufriedenheit oder Mitarbeitermotivation durch einen besseren Datenschutz
Was ist der PDCA-Zyklus?
Der PDCA-Zyklus ist ein Modell zur Optimierung des Qualitätsmanagements in Unternehmen. Er beschreibt einen iterativen Prozess der Problemlösung in vier Schritten: Planen, Umsetzen, Überprüfen und Handeln (Anpassen). Der PDCA-Zyklus geht auf die Arbeiten von Walter Andrew Shewhart und William Edwards Deming zurück, die als Pioniere im Qualitätsmanagement gelten.
Wie funktioniert der PDCA-Zyklus im Datenschutz?
Der PDCA-Zyklus ist ein Modell zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen und Produkten. Er besteht aus vier Phasen: Planen, Durchführen, Überprüfen und Anpassen. Im Datenschutz kann der PDCA-Zyklus angewendet werden, um die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten.
Die vier Phasen des PDCA-Zyklus sind:
Planen
In dieser Phase werden die Ziele und Maßnahmen für den Datenschutz festgelegt. Dazu gehören die Analyse der bestehenden Situation, die Identifizierung von Risiken und Schwachstellen, die Festlegung von Verantwortlichkeiten und Ressourcen, die Erstellung von Richtlinien und Verfahren sowie die Planung von Schulungen und Audits.
Durchführen
In dieser Phase werden die geplanten Maßnahmen umgesetzt. Dazu gehören die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter, die Implementierung von technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, die Dokumentation der Prozesse und Datenflüsse, die Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutzfolgenabschätzungen sowie die Einholung von Einwilligungen und Verpflichtungen.
Überprüfen
In dieser Phase werden die Ergebnisse der Maßnahmen überprüft. Dazu gehören die Durchführung von internen und externen Audits, die Messung von Kennzahlen und Indikatoren, die Bewertung der Wirksamkeit und Effizienz der Maßnahmen sowie die Erfassung von Feedback und Beschwerden.
Anpassen
In dieser Phase werden die Maßnahmen angepasst, um Verbesserungspotenziale zu nutzen. Dazu gehören die Analyse der Abweichungen und Ursachen, die Definition von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen, die Umsetzung der Änderungen sowie die Kommunikation der Ergebnisse und Lernerfahrungen.
Wie kann man ein Datenschutzmanagement effizient umsetzen?
Die Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten und ggf. auch von Datenschutzfolgenabschätzungen lässt sich sicherlich mit Word und Excel lösen, aber…
- dies bedingt sehr viel Disziplin, da schon kleine Eingabefehler in Excel die Revisionierbarkeit der Tabelle erschweren bzw. sogar unmöglich machen.
- dies bedeutet sehr viel Tipparbeit, da in einem Worddokument natürlich keine Rechtsgründe, Personengruppen oder TOM hinterlegt werden können.
- das Bereithalten von Einwilligungen, Schulungsnachweisen, Auftragverarbeitungsverträgen etc. wird sehr schnell unübersichtlich.
Natürlich stellen wir Ihnen gerne einen Vorlagensatz gegen eine Schutzgebühr zur Verfügung, aber empfehlen können wir Ihnen dies nicht.
Stattdessen empfehlen wir Ihnen ein professionelles Datenschutzmanagementsystem, wie z.B. cloudTEC-DSMS, einzusetzen.
