Hin­weis­ge­ber-Por­tal / Whist­le­b­lower-Por­tal: Ein Früh­warn­sys­tem für Ihr Unternehmen

Mit unse­rem Hin­weis­ge­ber-Por­tal bie­ten wir Ihnen eine siche­re und ver­trau­li­che Platt­form, um Com­pli­ance-Ver­stö­ße in Ihrem Unter­neh­men zu mel­den und zu bear­bei­ten. Wir über­neh­men für Sie auf Wunsch die Rol­le einer „exter­nen“ inter­nen Mel­de­stel­le und erfül­len die gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen nach der EU-Richt­li­nie für den Hin­weis­ge­ber­schutz. Sie kön­nen aber auch eige­ne Ansprech­part­ner oder Com­pli­ance-Beauf­trag­te bestim­men, die Zugriff auf das Hin­weis­ge­ber-Por­tal haben.

Unser Hin­weis­ge­ber-Por­tal ermög­licht es Ihren Mit­ar­bei­tern, Geschäfts­part­nern und Drit­ten, anonym Hin­wei­se auf Geset­zes­ver­stö­ße oder inter­ne Regel­ver­let­zun­gen im Zusam­men­hang mit Ihrer Geschäfts­tä­tig­keit zu geben. Dazu müs­sen sie einen eige­nen siche­ren Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nal ange­ben. Dies kann zum Bei­spiel auf Ihrer eige­nen Web­site mit einem Link zu unse­rem Whist­le­b­lower-Por­tal erfol­gen. Wir kön­nen Ihnen dazu eine leicht merk­ba­re Web­adres­se für Ihr Unter­neh­men zuwei­sen. Die Web­adres­se des Hin­weis­ge­ber-Sys­tems könn­te zum Bei­spiel lau­ten: ihre​-web​sei​te​.hin​weis​.digi​tal.

Anony­mer und siche­rer Dia­log mit dem Meldenden

Wenn der Mel­den­de uns über das Whist­le­b­lower-Por­tal eine anony­me Mel­dung zukom­men lässt, kön­nen wir über einen geschütz­ten Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nal mit ihm in Kon­takt tre­ten. Die­ser Kanal ermög­licht es uns, dem Mel­den­den Fra­gen zu stel­len oder wei­te­re Infor­ma­tio­nen zu sei­ner Mel­dung anzu­for­dern. Wir bestä­ti­gen ihm den Ein­gang sei­ner Mel­dung so schnell wie mög­lich über die­sen Kanal und geben ihm ein Feed­back zum Stand sei­nes Hin­wei­ses. Der Mel­den­de kann den Sta­tus sei­ner Mel­dung jeder­zeit nach­ver­fol­gen und bei Bedarf wei­te­re Anga­ben machen. Außer­dem wird der Fall­be­ra­ter oder der Com­pli­ance-Beauf­trag­te umge­hend über die Mel­dung infor­miert. Er oder sie ist für die Prü­fung und Bear­bei­tung des Hin­wei­ses zuständig.

Ihr Fall­be­ra­ter oder Com­pli­ance-Beauf­trag­ter kann sich mit sei­nem Benut­zer­na­men, Pass­wort und 2‑Fak­tor-Authen­ti­fi­zie­rung am Whist­le­b­lo­wing-Sys­tem anmel­den und die Hin­wei­se ent­spre­chend sei­ner Berech­ti­gung bear­bei­ten. Er oder sie kann über das Sys­tem auch mit dem Mel­den­den kom­mu­ni­zie­ren, wenn er dies wünscht. Das Whist­le­b­lo­wing-Sys­tem ist tech­nisch so abge­si­chert, dass die Anony­mi­tät des Mel­den­den gewahrt bleibt, solan­ge er dies möchte.

Unser Whist­le­b­lo­wing-Por­tal: Mit Spra­chen­viel­falt für mehr Transparenz

Ein effek­ti­ves Hin­weis­ge­ber-Por­tal erfor­dert, dass die Hin­weis­ge­ber idea­ler­wei­se in ihrer Mut­ter­spra­che kom­mu­ni­zie­ren kön­nen. Des­halb bie­tet Ihnen das Whist­le­b­lower-Sys­tem von cloud­TEC e.K. stan­dard­mä­ßig die Mög­lich­keit, zwi­schen Deutsch und Eng­lisch zu wäh­len. So kön­nen Sie alle The­men und Schwer­punk­te in bei­den Spra­chen hin­ter­le­gen und Ihre Hin­weis­ge­ber errei­chen. Dies erleich­tert die Mel­dung und Bear­bei­tung von Hin­wei­sen und erhöht die Trans­pa­renz und Sicher­heit in Ihrem Unternehmen.

Zusätz­lich besteht die Mög­lich­keit die fol­gen­den Spra­chen dazu zubu­chen:
Fran­zö­sisch, Nie­der­län­disch, Rumä­nisch, Rus­sisch, Pol­nisch, Por­tu­gie­sisch, Tsche­chisch und Ungarisch

Wir pla­nen, wei­te­re Spra­chen hin­zu­zu­fü­gen, um Ihnen noch mehr Vor­tei­le anbie­ten zu können.

Cor­po­ra­te Identity

Wir pas­sen das Whist­le­b­lower-Por­tal zum Fest­preis indi­vi­du­ell auf Ihre Cor­po­ra­te Iden­ti­ty an. Fol­gen­de Anpas­sun­gen wer­den dabei vorgenommen:

• Wir hin­ter­le­gen Ihr Logo und Ihre Farben
• Wir arbei­ten Ihre The­men­schwer­punk­te mit Ihnen aus.
• Wir legen mit Ihnen fest, wel­che Doku­men­ten­ar­ten der Hin­weis­ge­ber über­mit­teln darf.
• Wir pas­sen die Mit­ar­bei­ter­richt­li­nie auf Ihre Cor­po­ra­te Iden­ti­ty an.

Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten, Infor­ma­ti­ons­pflich­ten, Check­lis­te für das Hinweisgeber-Portal

Wir stel­len Ihnen die fol­gen­den Mus­ter zur Verfügung:

• Ver­zeich­nis für Verarbeitungstätigkeiten
• Infor­ma­ti­ons­pflich­ten
• Check­lis­te für das Whistleblower-Portal
• Daten­schutz­hin­weis für Ihre Datenschutzerklärung

Ihre „exter­ne“ inter­ne Meldestelle

Ger­ne über­neh­men wir für Sie auf Wunsch die gesetz­li­chen Pflicht­mel­dun­gen als „exter­ne“ inter­ne Mel­de­stel­le. In die­sem Fall kann uns der Hin­weis­ge­ber zusätz­lich zum Por­tal tele­fo­nisch kon­tak­tie­ren und einen Hin­weis anonym abgeben.